Сколько лет хранить трудовой договор
Трудовой договор — это важнейший документ, который регулирует отношения между работодателем и работником. Он фиксирует все условия работы, включая заработную плату, график, обязанности и права. Важно понимать, что трудовой договор — это не просто бумажка, а документ, который может пригодиться не только вам, но и вашим бывшим работникам в будущем.
- Срок хранения: 50 или 75 лет? ⏳
- Копии личных документов: нужно ли хранить? 🚫
- Дополнительные соглашения: правила хранения 📑
- Хранение договоров после увольнения: что делать? 🚪
- Хранение других договоров: общие правила 🤝
- Где хранить оригинал трудового договора? 📁
- Советы по хранению трудовых договоров
- Выводы
- Частые вопросы
Срок хранения: 50 или 75 лет? ⏳
Срок хранения трудовых договоров зависит от даты их заключения.
Вот основные правила:- Договоры, заключенные до 2002 года включительно: Хранятся 75 лет 📅.
- Договоры, заключенные после 2002 года: Хранятся 50 лет 📅.
Эти сроки установлены законодательством и обусловлены необходимостью обеспечения сохранности информации о трудовой деятельности работников.
Копии личных документов: нужно ли хранить? 🚫
Ни в коем случае не храните копии личных документов сотрудников в их личных делах, если они не связаны с их работой!
Например, паспортные данные, ИНН, СНИЛС — все эти документы нужны вам только для оформления трудовых отношений. После оформления все копии необходимо вернуть сотруднику.
Дополнительные соглашения: правила хранения 📑
Дополнительные соглашения к трудовому договору — это важная часть трудового договора. Они могут касаться изменения условий работы, повышения заработной платы, перевода на другую должность и т.д.
Хранить дополнительные соглашения нужно столько же, сколько и сам трудовой договор:
- До 2002 года: 75 лет 📅
- После 2002 года: 50 лет 📅
Хранение договоров после увольнения: что делать? 🚪
После увольнения сотрудника его трудовой договор нужно хранить в архиве.
Срок хранения зависит от даты окончания трудового договора:- До 1 января 2003 года: 75 лет 📅
- После 1 января 2003 года: 50 лет 📅
Хранение других договоров: общие правила 🤝
Договоры, которые не указаны в перечне, хранятся 5 лет после истечения срока их действия.
Однако, некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Это происходит по решению экспертно-проверочных комиссий государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти.
Где хранить оригинал трудового договора? 📁
Оригинал трудового договора, как правило, хранится в сейфе работодателя, а не в личном деле сотрудника.
Важно! В личном деле сотрудника нужно указать место хранения оригинала трудового договора.
Советы по хранению трудовых договоров
- Организуйте систему хранения. Используйте папки, ящики, специальные стеллажи для хранения документов.
- Ведите электронный реестр. Создайте электронную базу данных, где будут храниться сведения о трудовых договорах: даты заключения, номера, имена сотрудников, сроки хранения.
- Обеспечьте доступ к документам. Определите, кто из сотрудников имеет доступ к трудовым договорам и как они могут получить к ним доступ.
- Проводите регулярные проверки. Проверяйте состояние документов, своевременно заменяйте поврежденные или испорченные документы.
- Не забывайте о цифровом хранении. Создайте электронные копии трудовых договоров, чтобы обеспечить их сохранность в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
Выводы
Хранение трудовых договоров — это важный аспект деятельности любой организации.
Правильное хранение документов:
- Обеспечивает защиту прав сотрудников.
- Сохраняет информацию о трудовой деятельности работников.
- Предотвращает возникновение споров и судебных разбирательств.
Частые вопросы
- Что делать, если трудовой договор был утерян? Необходимо восстановить его, обратившись к бывшему работодателю или в архив.
- Можно ли хранить трудовые договоры в электронном виде? Да, но только с использованием специализированных программ, которые обеспечивают сохранность и защиту информации.
- Можно ли уничтожить трудовые договоры после истечения срока хранения? Да, но только после того, как будет получено разрешение от архива.
- Кто отвечает за хранение трудовых договоров? Ответственность за хранение трудовых договоров несет работодатель.
- Как узнать, сколько лет хранится трудовой договор? Информацию о сроках хранения можно найти в Перечне документов с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом.
